Enten du skal arrangere konferanse, messe, seminar eller ledertrening, kan det være lurt å ta minst ett skritt tilbake – helt til spørsmålet «hvorfor».
Same procedure as last year, miss Sophie? – The same procedure as every year, James.
Sitatet fra lille julaften-klassikeren «Grevinnen og hovmesteren» stemmer i mange tilfeller godt også for profesjonelle arrangementer, ifølge Susann Faugli og Peter Vedenvik i X Meeting Point.
For godt, mener de to salgssjefene.
– Vi tilrettelegger for alt fra messer på 15. 000 kvadratmeter til ledertrening for 20 personer, begynner Peter og fortsetter:
– Uansett om det er en stor konferanse med Barack Obama eller et jobbseminar, er det et mål med arrangementet. Og det er det målet vi må begynne med. Likevel bruker vi av og til like mye tid på å diskutere hvorvidt vi skal ha oliven i salaten eller ikke.
Start med blanke ark
Sagt på en annen måte, er det lett for å havne i gamle spor. Dere fyller konferansen etter samme mal som den alltid har fulgt – eller arrangerer årets kickoff over samme lest som den forrige. Uavhengig av hvorvidt deltakerne, vanene eller veiene til verdiskapning har endret seg siden den gang.
Det er her X Meeting Point jobber annerledes. Og derfor Susann og Peter kaller seg løsningsarkitekter, selv om det står salgssjef på visittkortet.
– Vi starter alltid med det som egentlig er grunnlaget: Hvorfor bruker dere de pengene, og hva dere å få igjen for dem? På den måten kan vi guide dere til det arrangementet som virkelig gir en god opplevelse for deltakerne – og valuta for investeringen, sier Susann.
Mer enn kvadratmeter og stoler
Hun forklarer at prosessen bør handle om helt andre ting enn kvadratmeter, antall stoler og beliggenhet – de tradisjonelle verdiene kunden gjerne tenker at den skal starte med.
– Lokalene har vi. Og vi ligger sentralt og lett tilgjengelig. Men det er ikke der dere bør starte, sier hun og fortsetter:
– Vi guider kundene til sin opplevelse. Kanskje er det ikke messehall og to store konferansesaler de trenger. Kanskje de heller bør ha en minikonferanse med 100 deltakere, mens de store massene egentlig heller har lyst til å delta gjennom videostreaming og SoMe. Kanskje messen bør ha en speakers corner? Eller pop-up shops?
– Vi må altså starte med hva du vil med arrangementet. Først da kan vi tenke hvordan du skal fylle kvadratmeterne og hvor stort areal dere faktisk trenger, forklarer Peter.
Nye muligheter
Etter to år der pandemien har satt «alt» på pause, anser de to 2022 som en gyllen mulighet til å tenke nytt. For jovisst er det deilig å være tilbake til normalen. Men normalen er ikke helt den samme.
Vi har forandret oss. Vanene våre har forandret seg. Markedet er forandret.
Derfor bør deres neste messe, konferanse, ledertrening – hva der enn skal arrangere – også gjøre det.
Har snudd prosessen
Her vil løsningsarkitektene til X Meeting Point gjerne hjelpe dere til å utfordre gamle vaner.
– Vi bruker mye mer tid på hver kunde, og har egentlig snudd hele prosessen på hodet: Mens resten av bransjen gjerne lander kontrakten først – med booking av X antall kvadratmeter, måltider og rom – begynner vi med å foreslå løsninger. Først da gjør vi klar kontrakten, sier Peter.
Han forklarer tankemåten med et konkret eksempel:
– Vi har en kunde som i mange år har kjørt to dagers ledertrening fire ganger i Q1, med 300 deltakere og til sammen med masse tid til reise og innsjekk hver gang. I år utfordret jeg dem. Nå kjører de alt i én sesjon, med én innsjekk, og klarer seg med en uke. Dermed sparer tre ganger 300 arbeidsdager – bare på å tenke nytt og litt annerledes.
ØNSKER DU RÅDGIVNING TIL DITT ARRANGEMENT?
Susann Faugli
sf@xmeetingpoint.no / 93875747
